Wanneer u een wiki kiest, kan u zich vooraf best enkele vragen stellen.

De eerste vraag is uiteraard wat het doel is van uw wiki. De tweede vraag is of u bereid bent om te betalen voor een wiki of liever een gratis oplossing gebruikt. Daaraan gekoppeld volgen nog een heleboel andere vragen: welke inhoud komt er op de wiki, wie zal/moet de wiki gebruiken, wordt het een interne of externe wiki, wordt het een bedrijfsbrede of departementale wiki, kan de inhoud extern gehost worden of niet, kunnen er back-ups genomen worden of niet, heb ik specifieke functionaliteit nodig,…

Op basis van uw antwoorden op die vragen, kan u dan beginnen selecteren uit de tientallen oplossingen op de markt. Andere aspecten waar u best ook rekening mee houdt zijn: de manier waarop u uw informatie kan beveiligen, het gebruiksgemak, het installatiegemak, de beschikbaarheid en de ondersteuning.

Maar waar kan u beter terecht voor het maken van een keuze dan op een wiki zelf? Deze Engelstalige gids helpt u zeker op weg om een keuze te maken.

Het succes van een wiki staat of valt met het gebruik ervan. Als niemand de moeite neemt om dingen toe te voegen aan een wiki, zal de wiki al snel een stille dood sterven. Maar hoe overtuigt u uw mensen om een wiki ook effectief te gebruiken?

In de eerste plaats door ze toe te laten om zelf informatie te posten. Wie zelf actief informatie kan toevoegen, is sneller geneigd om een wiki ook te gaan promoten. Het risico op een wildgroei van informatie, irrelevante informatie of incorrecte informatie dat dat met zich meebrengt, kan u beperken, zonder daarbij noodzakelijk mensen te weigeren om te posten. Bij de meeste wiki’s kan u immers rechten toekennen, waarbij bepaalde mensen bijvoorbeeld enkel in bepaalde gedeeltes kunnen posten. Op die manier kan u een aantal mensen topics laten ‘beheren’ naargelang van hun specifieke expertises.

De basis is alleszins dat mensen zien dat een wiki leeft. Zeker in de beginperiode moet u ervoor zorgen dat er zeer regelmatig nieuwe inhoud is. Een ander ‘trucje’ om mensen naar een wiki te lokken is die wiki te koppelen aan veelgebruikte andere toepassingen. Een toepassing om vakantieaanvragen in te vullen op een wiki plaatsen is daar een mooi voorbeeld van. Maar ook veel gebruikte documenten op de wiki beschikbaar stellen, kan helpen. Op die manier ‘verplicht’ u mensen om toch regelmatig eens op de wiki te komen.

Waarom zou u een wiki gaan gebruiken? Omdat een wiki een aantal belangrijke voordelen bezit die andere oplossingen minder hebben. Om te beginnen is het een gratis of erg goedkope manier om snel informatie te delen. Daarom zijn wiki’s erg populair bij kleine bedrijven. Maar ook bij grotere bedrijven – die vaak complexe content managementsystemen hebben – vindt u regelmatig wiki’s op team- of departementsniveau. Daar is de wiki een ideale aanvulling om alledaagse dingen te communiceren en te delen met directe collega’s.

Een tweede pluspunt is het gebruiksgemak en de snelheid waarmee u informatie kan delen. Om een wiki te gebruiken of iets op een wiki te publiceren moet u geen programmeerkennis hebben. Informatie kan meestal via een soort tekstverwerker heel eenvoudig en quasi onmiddellijk aangepast worden, is makkelijk (online) bereikbaar en u moet uw hoofd niet breken over een manier om inhoud naar iedereen te verspreiden.

Daarnaast is een wiki ook een ideale plek om bepaalde veel gevraagde documenten of inhoud te verzamelen. Zo kan een wiki een opvolger zijn van de aloude FAQ-lijst, of een plek waar werknemers eenvoudig allerlei documenten (onkostennota’s, briefhoofden, enz.) kunnen ophalen.

Ook het feit dat een wiki samenwerking mogelijk maakt over grote afstanden, is een belangrijke pluspunt. KMO’s hebben immers niet altijd budgetten om bij dat soort situaties uitgebreide netwerken uit te rollen.

Maar uiteraard is een wiki niet voor elk bedrijf of voor elke situatie geschikt. Wanneer de inhoud die u in gedachten heeft vrij complexe bestandsformaten omvat, is een wiki bijvoorbeeld minder goed geschikt. Verder heeft u uiteraard ook niet altijd controle over de juistheid of de gevoeligheid van de informatie op een wiki. Zeker bij wiki’s die ook extern te raadplegen zijn, kan dat een probleem vormen.

Daarnaast heeft een wiki meestal ook geen vaste structuur. Bedrijven die hun informatie perfect gestructureerd willen, hebben daarom allicht minder boodschap aan een wiki. Die durft op het eerste zicht namelijk al eens chaotisch lijken, maar de meeste gebruikers ontdekken toch snel een zekere structuur. Maar vooraf een structuur vastleggen, werkt meestal omgekeerd en stopt mensen af om de wiki ook effectief te gebruiken.

Het bekendste voorbeeld van een wiki is natuurlijk de online-encyclopedie Wikipedia. Eigenlijk is een wiki dus niks meer dan een webpagina die fungeert als een eenvoudige database voor informatie die – wanneer de beheerder dat wil – voor iedereen beschikbaar is en door iedereen aangepast kan worden. Het woord wiki komt van het Hawaïaanse wiki wiki, dat “vlug” of “beweeglijk” betekent. Dat refereert naar het feit dat informatie snel op een wiki kan worden gezet, maar ook dat die informatie kan worden gekoppeld aan bestaande informatie door middel van hyperlinks.

Een wiki kan dienen als platform om samen te werken, als kennisdatabank, als verzamelplaats voor vaak gebruikte documenten, als projectdagboek, als vervanging van een FAQ-lijst, … Eigenlijk zijn de mogelijke toepassingen voor wiki’s quasi eindeloos, als u maar rekening houdt met de specifieke mogelijkheden en beperkingen van het platform.

Er bestaat een massa wiki-software die u toelaat om een wiki op te starten. De tientallen pakketten verschillen op allerlei manieren van elkaar – gratis versus betalend, extern versus intern, simpel versus uitgebreid – en bieden elk hun eigen gebruikerservaring en mogelijkheden. Voor een overzicht van een groot aantal van de pakketten, kijkt u best een keer bij Wiki-software op Wikipedia.

Sociale netwerken als Facebook, LinkedIn en Netlog zijn erg populair. De kans is groot dat u zelfs al een profiel heeft op één of meerdere van deze netwerken. Maar hoe intensief gebruikt u dat netwerk? Weet u wat u zeker moet doen en zeker niet mag doen om voordeel te halen uit uw netwerk? En waarvoor kan u die sociale netwerken gebruiken?

De belangrijkste vraag die u zich moet stellen voor u een sociale netwerksite bezoekt, is wat u er precies van verwacht. Heeft u duidelijke objectieven?  Het antwoord op die vraag vormt immers niet alleen de basis voor uw manier van werken, maar ook voor de keuze van netwerken en van de manier waarop u uw netwerk best uitbouwt. Al zijn er wel een aantal regels die sowieso op alle sociale netwerken gelden. Houd die al zeker in gedachten als u aan de slag gaat met sociale netwerken.

1. Welk sociaal netwerk moet ik kiezen?

Moet ik een profiel maken op Facebook, LinkedIn, Netlog, Ecademy, Viadeo of Plaxo? Of op meer specifieke netwerksites? Het is de vraag die ik het meest te horen krijg, maar er is simpelweg geen eenduidig antwoord op te geven. U moet gewoon zoeken welke site het beste past bij jouw doeleinden.

Ik raad mensen altijd aan om verschillende netwerken te proberen en degenen te kiezen die hen het meest bevallen of waar ze al een uitgebreid netwerk hebben. Belangrijk is wel dat u weet op wat voor site u zit. LinkedIn bijvoorbeeld is duidelijk op een zakelijk publiek gericht, terwijl Facebook ook wel heel wat zakelijke gebruikers heeft, maar toch een duidelijk lossere aanpak heeft. Aanwezig zijn op meerdere netwerken is uiteraard het beste, maar enkel als u ook effectief gebruik maakt van die netwerken. Niemand heeft een boodschap aan een half ingevuld profiel of op iemand die nooit antwoord op berichten.

2. Wat zet ik in mijn profiel?

Houd gewoon in je achterhoofd houden dat iedereen eventueel zou kunnen lezen wat u in uw profiel zet. Zet er dus niets in wat zakelijke contacten of potentiële werkgevers niet hoeven te weten. Sites als Facebook zijn bijvoorbeeld heel uitnodigend om persoonlijke informatie en foto’s te delen, maar worden niet alleen bekeken door uw vriendengroep. Tenzij u natuurlijk alles vooraf heel goed instelt en duidelijk aangeeft wie wat mag bekijken. Maar dat wordt al te vaak vergeten…

Voor de rest geldt de regel dat uw profiel best zo volledig mogelijk is: hoe beter uw profiel voldoet aan de vereisten van de specifieke site, hoe beter uw profiel zal scoren in zoekmachines en hoe makkelijker mensen uw gegevens kunnen consulteren.

3. Vervangt een social network mijn traditioneel netwerk?

Uiteraard niet! Het is gewoon een interessante aanvulling van uw bestaande netwerk. Netwerken blijft ontzettend belangrijk, maar sociale netwerken bieden u een manier om uw netwerk op een snelle en efficiënte manier te vergroten. Bovendien is het een handig hulpmiddel om het gewone netwerken te vereenvoudigen: u kan vooraf al eens kennis maken of informatie opzoeken van mensen waarvan u weet dat ze op een evenement aanwezig zullen zijn.

4. Hoe bouw ik mijn netwerk uit?

Beginnen is het moeilijkste. Gelukkig bieden heel wat sites de mogelijkheid om uw adresboek of uw contactlijst te importeren. Aan de hand van die gegevens kan u dan mensen uitnodigen om uw netwerk te vervoegen. Verder geven de meeste sites op basis van uw profiel en uw netwerk ook zelf suggesties van personen die u misschien kent. Eens de eerste contacten gelegd, heeft u een basis om te beginnen.

Als u er daarna zelf voor zorgt dat u een waardevol contact bent – door uw expertise, door een uitgebreid netwerk, door dienstverlening als ‘connector’ – zal uw netwerk automatisch blijven groeien.

Het blijft evenwel nuttig zijn om actief op zoek te gaan naar nieuwe contacten. De meeste sites beschikken over goede zoekmachines, maar ik maak graag gebruik van mijn eigen netwerk om nieuwe contacten te verwerven. Vraag bijvoorbeeld aan mensen in uw netwerk om u te introduceren bij interessante personen uit hun netwerk. Een persoonlijke introductie weegt toch wat meer door en is ook een ideale manier om uw netwerk te versterken.

5. Wie laat ik toe tot mijn netwerk?

Hierover zijn de meningen verdeeld. De ene zweert bij een kwalitatieve aanpak, waarbij u niet iedereen toelaat tot uw netwerk, de ander kiest voor een kwantitatieve aanpak en een zo groot mogelijk netwerk. Ik hanteer zelf één simpele vuistregel: ken ik iemand persoonlijk of kent degene die zich aanmeldt mij persoonlijk. Is dat zo, dan voeg ik die persoon toe. Hoe ik dat bepaal? Heel simpel: ik loop op regelmatige basis een keer door mijn lijst met contacten en de namen die geen belletje doen rinkelen, die worden gewist. Op die manier behoud ik een efficiënt netwerk met goede contacten. Maar kies best voor de aanpak die het best bij u past. Want ook een meer kwantitatieve aanpak heeft voordelen: een groter netwerk biedt meer kans op waardevolle contacten natuurlijk. Sociale netwerken laten u bovendien toe om uw netwerk op een eenvoudige en overzichtelijke manier te beheren, dus de hoeveelheid contacten hoeft geen probleem te zijn.

6. Wat doe ik met concurrenten?

Sommige mensen kiezen ervoor om concurrenten niet toe te laten tot hun sociale netwerk. Nochtans kunnen ook concurrenten waardevolle informatie of contacten hebben. Bovendien bent u op het ene vlak mogelijk een concurrent, terwijl er op andere vlakken misschien wel manieren zijn om samen te werken. Het werkt bovendien langs twee kanten: uw conncurrent leert misschien dingen bij over u, maar u blijft ook op de hoogte van wat concurrenten doen. Uiteraard wil dat niet zeggen dat u belangrijke informatie zomaar te grabbel moet gooien. Daarom is het zinvol om uw netwerk duidelijk onder te verdelen in verschillende groepen en die groepen afzonderlijk toegang te geven tot informatie. Zo kan u uw vakantiefoto’s tonen aan uw vrienden, maar ze verborgen houden voor uw zakelijke contacten. Of informatie beschikbaar stellen voor partners, maar niet voor uw concurrenten.

7. Hoe gaat het verder?

Sociale netwerken maken deel uit van het grotere geheel van social media. Om ze optimaal te gebruiken beperkt u zich dus best niet alleen maar tot sociale netwerken. Er bestaat immers heel wat complementariteit tussen de verschillende social media. Sociale netwerken zijn een onderdeel van sociale media, maar als u zich daartoe beperkt, gaat u voorbij aan andere mogelijkheden om uw netwerk uit te breiden en te gebruiken.

8. Waarom moet u aanwezig zijn op sociale netwerken?

• Een rechtstreeks contact met uw markt
• Een altijd up-to-date adresboek
• Een eenvoudige manier om uw netwerk te vergroten
• Een ongeziene bron aan kennis
• Een kanaal om de juiste mensen te vinden
• Een kans om uzelf en uw bedrijf te promoten
• Een goedkope manier om feedback te krijgen

De reputatie van uw bedrijf wordt meer en meer online bepaald. U kunt dus maar beter weten wat mensen vinden als ze naar uw bedrijf zoeken en u volgt maar beter wat er allemaal over u verteld wordt. Dat heet online reputation management. Maar hoe doet u dat?

Voor u aan online reputation management begint, moet u twee dingen duidelijk voor ogen houden. Het eerste is dat uw reputatie altijd gebaseerd is op de kwaliteit van uw product(en) of uw dienstverlening. Stelt zich daar een probleem, dan kan u dat niet oplossen met online reputation management alleen. Dan moet u eerst de kern van het probleem aanpakken. Daarnaast mag u er zeker van zijn dat er wel een keer – al dan niet terechte – kritiek zal komen. Ga daar op een constructieve manier mee om: reageer op een volwassen en rustige manier. Negatief zijn werkt sowieso tegen u.

1. Monitor uw reputatie

Voor u kunt beginnen, moet u uiteraard weten hoe het gesteld is met uw online reputatie. Om dat te weten te komen, kan u rekenen op een aantal toepassingen om uw onlinereputatie te monitoren. Een aantal daarvan zijn betalend, maar er zijn ook een heleboel gratis toepassingen die u goed van dienst kunnen zijn.

Om te beginnen is er natuurlijk uw positie in de zoekmachines. Zoek een keer naar uw bedrijfsnaam in Google: hoe meer hits u genereert, hoe beter. Staat u met uw eigen website niet op de eerste plek, hebt u een probleem. Dan denkt u best eens na over een goede search engine optimization (SEO)-strategie. Doe hetzelfde met een aantal sleutelwoorden uit uw branche en kijk hoe u scoort. Daarnaast kan u door link: gevolgd door de URL van uw bedrijf in te typen, meteen zien hoeveel sites naar uw site linken.

Via Google BlogSearch kan u uitzoeken hoe vaak over uw bedrijf gepraat wordt in verschillende blogs. Voor hetzelfde doel bestaan bovendien ook sites als Technorati en Metatale. Google Alerts en Yahoo! Alerts ook prima gratis tools om u te waarschuwen als u vernoemd wordt. En verder kan u zich uiteraard ook abonneren op de RSS-feeds van sites als Technorati, BlogPulse, enz.

2. Versterk uw online aanwezigheid

Om te beginnen moet u ervoor zorgen dat uw eigen website in orde is. Een website die volgens de regels is opgebouwd, kwaliteitsvolle inhoud biedt en regelmatig vernieuwd wordt, zal ervoor zorgen dat u hoog scoort in de zoekmachines. Denk ook aan kleine dingen als fotobenamingen, enz. Ook whitepapers en persberichten kunnen helpen – zeker als ze geoptimaliseerd zijn qua inhoud – en kunnen nieuwe zoekresultaten genereren voor uw bedrijfsnaam.

Links zijn zo mogelijk nog belangrijker. Zorg ervoor dat andere sites naar uw site linken of zorg ervoor dat links naar uw inhoud op andere relevante websites terechtkomen. In Google Adwords kan u een beschermde merknaam ook gratis registreren, zodat concurrenten die naam niet kunnen gebruiken. Toch doen nog heel wat bedrijven dat niet. Dat zijn nochtans dingen die meteen resultaat opleveren.

U moet er eigenlijk gewoon voor zorgen dat alle resultaten op de eerste zoekpagina verwijzen naar eigen websites. “Claim the first page!” noemen specialisten dat. Dat kan ondermeer door te werken met subdomeinen – Google ziet die als aparte sites – maar ook door een blog bijvoorbeeld. Ik raad elk bedrijf dat begint met reputation management aan om met een blog te beginnen. Niet alleen omdat het zorgt voor betere zoekresultaten, maar vooral ook omdat het u een kanaal biedt om te communiceren met uw klanten en om te reageren op kritiek. En dat op uw eigen terrein en onder uw eigen voorwaarden.

Ook social media kunnen een grote rol spelen: maak bijvoorbeeld gebruik van social bookmarking met toepassingen als Digg en Delicious, maak pagina’s op LinkedIn, Facebook, communiceer met Twitter, enz.

3. Bied uw kennis aan

Uiteraard moet u op uw website inhoud bieden die een meerwaarde is voor bezoekers. Er wordt pas over u gepraat als u zelf ook praat. Dat hoeft overigens niet noodzakelijk via artikels of een eigen blog. U kan ook actief posten op andere blogs of fora, zolang u maar duidelijk maakt wie u bent en linkt naar uw bedrijf. Veel bedrijven denken aan commerciële informatie, maar het is beter om uw kennis te delen. U hoeft geen bedrijfsgeheimen te verklappen, maar informatie die u gebruikt om klanten te overtuigen, werkt ook online. Op die manier toont u uw expertise. Zo wordt u al snel beschouwd als een specialist op een bepaald terrein.

4. Communiceer open en eerlijk

Misschien wel het belangrijkste advies bij online reputation management: zorg ervoor dat u steeds op een open, transparante en eerlijke manier communiceert. De nieuwe generatie internetgebruikers is platgebombardeerd met reclame, is vertrouwd met de online wereld en heeft een gigantische bullshit detector. Ze merken meteen als u niet oprecht bent, iets probeert te verbergen of hen probeert te misleiden. Wees dus correct en eerlijk, ook als het in uw nadeel is.

5. Aanvaard kritiek

Aanvaard kritiek en reageer niet (te) defensief. Een mix van positieve én negatieve commentaren biedt extra credibiliteit. Het is wel positief als die kritiek er komt op uw eigen website of uw eigen blog: u zal merken dat u daar ook verdedigt wordt door klanten die wél tevreden zijn. Bovendien bepaalt u op uw eigen terrein de regels en kan u gepast reageren. Dat wordt moeilijker op vreemd terrein, zoals andere fora of andere blogs waar over u gepraat wordt.

6. Reageer gepast

Kritiek aanvaarden is niet hetzelfde als alles maar slikken. Onterechte of overdreven kritiek hoeft u niet willens nillens te aanvaarden. U kan altijd de kritiekgever contacteren en de zaak rustig bespreken. Komt u er dan nog niet uit en blijft de onterechte kritiek of laster aanhouden, dan kan u eventueel verdere stappen ondernemen. We hebben in België een goede wetgeving rond laster en eerroof. U hoeft er niet meteen een rechtszaak van te maken, een aangetekend schrijven kan soms al flink helpen.

7. Overweeg professionele hulp

Dit alles kost uiteraard tijd en energie. Het beste wat u kunt doen, is stap voor stap in kaart brengen wat u wil bereiken. Bepaal wat u wil monitoren, wat u wilt veranderen, enz. Maar wees realistisch! Reputation management werkt enkel op langere termijn en vergt blijvende inspanning en opvolging. Hebt u daar de tijd niet voor, kan u best overwegen om een professionele partner in te schakelen. Hoe meer u zelf kan doen hoe beter, maar soms is het geen overbodige luxe om mensen in te schakelen die dankzij hun ervaring bepaalde dingen beter kunnen inschatten. Dat hoeft overigens niet eens zo duur te zijn, het hangt er allemaal vanaf wat u precies wil.

Heel wat bedrijven stellen zich de vraag hoe ze moeten beginnen met social media. Vaak beginnen ze eraan zonder zich te informeren en merken dan al snel dat hun pogingen geen of niet meteen resultaat opleveren. Of erger nog, negatief beoordeeld worden. Ze haken al snel af met de boodschap dat ‘die social media niet werken’of ‘dat social media niks voor hen zijn’. Waarom gaat het dan mis?

Omdat die bedrijven niet weten hoe ze met social media moeten omgaan. Ze begrijpen de filosofie van social media niet. Daarom zet ik hier tien dingen op een rijtje die u maar beter weet voor u aan social media begint. Tien tips die u kunnen helpen om social media op een betere manier te gebruiken.

1. Wees sociaal

De term social media geeft het zelf al aan: zorg dat je sociaal bent. Het heeft weinig zin om social media te proberen zonder er ook de nodige tijd en energie in te steken. Creëer een netwerk en communiceer ook met uw netwerk. Dat betekent overigens niet alleen praten, maar ook luisteren. Leer de mensen in uw netwerk kennen. Hoe u zo’n netwerk start? Heel eenvoudig: begin gewoon door online op zoek te gaan naar mensen die u ook in het echte leven al kent en bouw vanuit die kennissenkring uw online netwerk verder uit.

2. Wees aanwezig

Het is verstandig om aanwezig te zijn op meerdere netwerken en gebruik te maken van meerdere toepassingen. In het echte leven beperkt u zich toch ook niet tot één locatie om te netwerken? Zoek uit welke social media bij u passen en ga aan de slag. Op die manier vergroot u niet alleen uw netwerk, u zorgt ervoor dat de relaties met uw netwerk zich ook verdiepen.

3. Wees echt

Wie social media gebruikt praat graag met een echte persoon en niet met een anoniem bedrijf. Zorg er dus voor dat u écht bent en als persoon communiceert. Het voornaamste is dat u ook online uzelf bent. Mensen merken heel snel als iemand niet oprecht is. Echt zijn betekent immers ook eerlijk en open zijn in uw communicatie.

4. Wees actief

Het is een ding om een Facebook- of Twitter-account te hebben, maar het is iets anders om die ook actief te gebruiken. Begin alvast met duidelijke – en liefst uitgebreide – profielgegevens. Niets zo vervelend als niet weten wie er achter een bepaalde account schuilt. Zorg er daarna voor dat u op regelmatige basis communiceert en niet als ‘inactief’ wordt gezien. Dan haken mensen immers snel af.

5. Wees vrijgevig

Zorg dat u op regelmatige basis interessante dingen deelt met uw netwerk of interessante bijdrages levert. Dit kan op allerlei manieren: door personen bij elkaar te introduceren, door op een blog interessante posts te doen, door boeiende links of artikels door te spelen, door commentaar te geven, enz. U zal merken dat als u regelmatig geeft u ook veel meer terug zal krijgen van uw netwerk.

6. Wees consistent

Probeer consistent te zijn in uw online en offline communicatie. Het is de bedoeling dat wat u binnen social media doet en zegt in het verlengde ligt van wat u in de echte wereld doet en zegt. Is dat niet het geval, zal u heel snel als niet oprecht of oneerlijk aanzien worden.

7. Wees eerlijk

Heel wat bedrijven vinden het moeilijk om zichzelf op een open en transparante manier te tonen. Want wat als de buitenwereld kritiek heeft of fouten ziet? Toch zijn openheid en eerlijkheid cruciaal bij social media. Als u liegt of dingen verzwijgt komt dat op termijn toch uit. Leer dus met kritiek omgaan. Geef op een eerlijke manier toe als er iets mis is, leg uit hoe dat komt en wat u zal doen om iets te veranderen, op te lossen of te vermijden. U zal verbaasd zijn hoe positief gereageerd wordt op zo’n eerlijke communicatie.

8. Wees zinvol

Social media is niet het zoveelste kanaal om op een snelle en goedkope manier reclame te maken of klanten te werven. Als u social media gebruikt, zorg dan dat u dat op een zinvolle manier doet en ook effectief een meerwaarde biedt voor de gebruikers. U staat immers niet langer centraal in het hele verhaal, uw (potentiële) klant staat centraal. Probeer niet zo snel mogelijk een zo groot mogelijk netwerk uit te bouwen, probeer niet zoveel mogelijk dingen online te gooien,… kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit.

9. Wees creatief

Een leuke manier om op te vallen tussen al die andere social media gebruikers is door anders te zijn. Als u probeert om de aandacht van een bepaalde persoon of groep van mensen te trekken, probeer dat dan op een originele manier te doen.

10. Wees aandachtig

Social media zijn in de eerste plaats de ideale omgeving om te volgen wat er leeft op de markt. Zorg er dus in de eerste plaats dat u leert hoe u social media efficiënt kan monitoren, zodat u weet wie er allemaal over u praat en wat ze vertellen.

Een blog – kort voor weblog – is een website waarop iemand artikels – meestal posts genaamd – plaatst. Het grote verschil met een website is dat een blog bijna altijd persoonlijk is. Alleen de corporate blog durft een uitzondering te zijn op die regel.

1. Inhoud

Op de gemiddelde blog vindt u dus geen informatie van een bedrijf, maar wel de mening of de commentaar van een specifieke persoon, organisatie of groep over een bepaald onderwerp. Bovendien is een blog interactiever dan een website. De artikels zijn immers vaak bedoeld om een discussie over het onderwerp in kwestie te starten. Dit is mogelijk omdat lezers op de blog reacties kunnen achterlaten op elk artikel. Die interactie zorgt voor een bepaalde meerwaarde. Intussen zijn er allerlei soorten blogs. Blogs die louter informatie bieden, blogs die links verzamelen en zo doorgeefluik spelen, groepsblogs, politieke blogs, fotoblogs, enz.

2. Vorm

Qua vorm lijken de meeste blogs op elkaar. Een aantal typische kenmerken:

• Een reeks artikels die in omgekeerd chronologische volgorde geplaatst zijn, zodat de meest recente artikels steeds bovenaan staan
• Elk artikel staat op een aparte pagina, zodat artikels permanent blijven bestaan en er gemakkelijk naar artikels gelinkt kan worden
• Bezoekers krijgen de mogelijkheid om reacties te plaatsen onder elk artikel.
• Er worden vaak links gelegd met andere websites en andere blogs
• Bijna elke blog maakt gebruik van een RSS-feed zodat bezoekers die zich abonneren op de blog meteen weten wanneer er nieuwe artikels zijn

3. Doel

De redenen waarom bloggers een blog creëren zijn even divers als de blogs zelf. Het kan een uitlaatklep zijn, een publiek forum om een mening of visie te geven, een mogelijkheid om informatie te delen, een persoonlijk archief of dagboek, een manier om beter te scoren in zoekmachines, een poging om discussies te stimuleren, een manier om kennis en expertise aan te tonen, een middel om aandacht te trekken, een poging om een netwerk uit te bouwen, enz.

Bedrijven die het gebruik van social media toelaten op het werk doen er goed aan om een reglement over het gebruik van die social media op te stellen. Dat creëert een duidelijk kader van wat kan en niet kan en biedt werknemers een aantal nuttige richtlijnen.

Uiteraard bestaat er geen universeel reglement dat geschikt is voor elk bedrijf. Maar toch zijn er een aantal algemene tips die u best in het achterhoofd houdt als u zo’n reglement opstelt.

1. Breng in kaart wat al gebeurt

Heel wat van uw werknemers maken ongetwijfeld – al dan niet openlijk – gebruik van social media tijdens de werkuren. Daarom is het aangewezen dat u informatie verzamelt over het gebruik van social media in uw bedrijf. Welke toepassingen worden gebruikt? Wie gebruikt ze? Hoe en wanneer worden ze gebruikt? Welke mogelijkheden en risico’s bieden ze? Wanneer u de werknemers duidelijk maakt dat het niet gaat om een vorm van controle maar wel om een poging om de verschillende social media in kaart te brengen en te komen tot een duidelijk beleid, zal u ongetwijfeld op hun medewerking kunnen rekenen.

2. Gebruik wat u al hebt

U hoeft niet noodzakelijk extra regels op te stellen. U kan zich baseren op regels die misschien al bestaan binnen het bedrijf. Zowat elk bedrijf laat een werknemer bij de start een contract tekenen met daarbij een arbeidsreglement, richtlijnen, enz. Een aantal regels uit die documenten kunnen meestal ook perfect toegepast worden op het gebruik van social media.

3. Laat iedereen een inbreng hebben

Het is belangrijk dat u werknemers betrekt bij het opstellen van het reglement. Overleg is eigen aan social media en zorgt voor een waardevolle inbreng van werknemers die al bezig zijn met social media. Stel dus een voorlopige versie op en geef iedereen de kans om aanpassingen en verbeteringen te suggereren. Als u die opmerkingen bespreekt en zo tot een definitieve versie komt, heeft u een reglement waarin werknemers zich kunnen vinden en wordt het niet iets wat van bovenaf opgelegd wordt.

4. Kies wat bij u past

Sommige bedrijven zijn heel strikt en hebben graag dat alles uiterst precies uitgeschreven wordt, terwijl andere bedrijven liever op een heel luchtige manier een aantal richtlijnen willen meegeven. Kies voor een aanpak en een stijl die het best past bij uw bedrijf.

5. Leg geen verplichtingen op

Belangrijk is dat u er ook voor zorgt dat werknemers zich door het reglement niet verplicht gaan voelen om social media te gebruiken voor werkdoeleinden. Iedereen beslist nog altijd zelf of hij social media gebruikt, welke social media hij gebruikt en hoe hij die gebruikt. Heel wat mensen gebruiken Facebook bijvoorbeeld louter voor privé-doeleinden en willen dat ook graag zo houden. Zorg er dus voor dat u mensen niet gaat verplichten om social media ook op professionele basis te gebruiken. Houd in het achterhoofd dat u gewoon een kader creëert voor mensen die dat wél willen doen.

6. Controleer juridisch

Als u het nodig vindt kan u de opgestelde afspraken juridisch laten controleren. Dat kan belangrijk zijn, omdat in bepaalde sectoren het internetgebruik al sterk geregeld in de CAO. Bij andere bedrijven is er mogelijk ook een non-disclosure-formule opgenomen in het arbeidsreglement en dan moet u ook daar rekening mee houden. Wanneer een bedrijf zich wil indekken, kan een dergelijke reglement ook opgenomen worden in het arbeidsreglement. Het voordeel is dat u als werkgever een stevigere basis hebt om sancties te kunnen nemen wanneer het mis gaat. Het nadeel is dat het reglement mogelijk als louter repressief wordt aanzien.

7. Licht uw werknemers in

Eens u de regels hebt opgesteld, moet u ook zorgen dat de werknemers hierover geïnformeerd worden. Zorg ervoor dat de regels duidelijk zijn, communiceer ze naar iedereen en zorg ervoor dat ze publiek beschikbaar zijn. Zo weten niet alleen uw eigen werknemers, maar ook partners en klanten die evengoed die social media gebruiken welke afspraken er binnen uw bedrijf gemaakt zijn. Vergeet zeker nieuwe werknemers niet! Voor hen is het belangrijk dat ze van bij de start de spelregels kennen. Zorg er dus voor dat ze op een of andere manier op de hoogte gebracht worden van dit reglement.

8. Speel geen politieman

Het is belangrijk om de regels – zowel langs de kant van de werkgever als langs die van de werknemer – correct op te volgen. Maar overdrijven is niet nodig! Als u politieagent gaat spelen, zal dat contraproductief werken. Mensen leren momenteel nog hoe ze met social media moeten omgaan, net zoals ze tien jaar geleden leerden omgaan met e-mail. Het belangrijkste is niet zozeer het tot op de letter naleven van de regels, maar wel het feit dat u een kader schetst waarbinnen u mensen ervaring laat opdoen, terwijl u ze tegelijk attent maakt op hun rechten en plichten. Het gebruik van social media in een professionele omgeving is niet zozeer een kwestie van regels, maar wel van gezond verstand.

LinkedIn, Facebook, Twitter, blogs, wiki’s en andere social media worden – ook tijdens de werkuren – druk gebezigd. Hoe moet u daar als bedrijf mee omgaan? Moet u alles blokkeren of moet u het gebruik van social media tijdens de werkuren toelaten?

Heel wat bedrijven reageren op de doorbraak van social media door de meest populaire toepassingen volledig te blokkeren voor hun werknemers. Maar is dat wel de juiste aanpak? Zo negeert u immers een evolutie die gewoonweg niet meer tegen te houden is.

Bovendien vinden mensen altijd wel een manier om alsnog van die toepassingen gebruik te maken of kiezen ze andere toepassingen die nog niet geblokkeerd zijn. Maar erger is dat u als bedrijf door uw werknemers te blokkeren ook kansen mist: social media zijn niet alleen maar tijdverdrijf, maar kunnen – mits u ze goed gebruikt – ook een meerwaarde bieden voor uw bedrijf. Alles blokkeren is dus niet de juiste strategie.

Cruciaal is het vertrouwen dat u stelt in uw werknemers. Is de angst dat werknemers alleen nog maar met social media bezig zijn gegrond? Het merendeel van de werknemers zal best zelf wel kunnen inschatten wat kan en niet kan. En de uitzondering op die regel valt sowieso snel door de mand.

Zijn collega’s zullen niet aanvaarden dat hij zijn deel van het werk niet doet of niet op tijd klaarheeft – de sociale controle dus – en u zal ook snel merken wanneer iemands productiviteit opeens gevoelig daalt door zijn gebruik van social media. En laat ons eerlijk zijn, als u social media afsluit, moet u dan ook telefoon en e-mail afsluiten? Want ook die kunnen ‘misbruikt’ worden. En wat met sites van kranten en televisiezenders? Ook blokkeren?

Elk bedrijf moet uiteraard zelf beslissen wat het toelaat en wat niet. U kan als u dat wil heel wat criteria bedenken om te beslissen. Zo kan u proberen uit te vissen wat de meerwaarde kan zijn van de verschillende social media en op basis daarvan beslissen welke toepassingen relevant zijn voor uw bedrijf.

Een ander criteria kan de impact zijn van een bepaalde toepassingen op uw IT-omgeving. Een site als YouTube is bijvoorbeeld een gigantische slokop als het op bandbreedte aankomt en kan op die manier misschien het netwerk vertragen. Ook security en privacy kunnen criteria zijn om te beslissen om een toepassing al dan niet te blokkeren. Nog een ander criterium is het verschil tussen zakelijk en privé-gebruik: wat laat u toe en wat niet? Dat moet u zelf beslissen.

De beste raad die ik u kan geven is om samen te zitten met uw werknemers en een aantal social media-regels op te stellen. Verzamel een aantal eenvoudige richtlijnen en tips in een document dat samenvat hoe werknemers op een zakelijke en professionele manier met social media om kunnen gaan en aan welke regels ze zich moeten houden. Op die manier biedt u de werknemers een houvast, een kader waarin ze met social media kunnen bezig zijn.

Wanneer werknemers dat document mee kunnen helpen opstellen, zullen ze veel meer geneigd zijn om het ook te accepteren. Het is dan eerder een hulpmiddel dan een reglementering. Het schept duidelijkheid over wat kan en niet kan.

Belangrijk is wel dat u ervoor zorgt dat het document zich niet louter beperkt tot het gebruik van social media Рafspraken rond priv̩- en zakelijk gebruik en wanneer social media gebruikt kunnen/mogen worden Рmaar ook richtlijnen geeft over de inhoud die kan of niet kan binnen de social media en de manier waarop er gecommuniceerd wordt.

Alles blokkeren of negeren is alvast géén optie meer, want social media zullen echt niet meer verdwijnen.