Heel wat bedrijven stellen zich de vraag hoe ze moeten beginnen met social media. Vaak beginnen ze eraan zonder zich te informeren en merken dan al snel dat hun pogingen geen of niet meteen resultaat opleveren. Of erger nog, negatief beoordeeld worden. Ze haken al snel af met de boodschap dat ‘die social media niet werken’of ‘dat social media niks voor hen zijn’. Waarom gaat het dan mis?

Omdat die bedrijven niet weten hoe ze met social media moeten omgaan. Ze begrijpen de filosofie van social media niet. Daarom zet ik hier tien dingen op een rijtje die u maar beter weet voor u aan social media begint. Tien tips die u kunnen helpen om social media op een betere manier te gebruiken.
1. Wees sociaal
De term social media geeft het zelf al aan: zorg dat je sociaal bent. Het heeft weinig zin om social media te proberen zonder er ook de nodige tijd en energie in te steken. Creëer een netwerk en communiceer ook met uw netwerk. Dat betekent overigens niet alleen praten, maar ook luisteren. Leer de mensen in uw netwerk kennen. Hoe u zo’n netwerk start? Heel eenvoudig: begin gewoon door online op zoek te gaan naar mensen die u ook in het echte leven al kent en bouw vanuit die kennissenkring uw online netwerk verder uit.
2. Wees aanwezig
Het is verstandig om aanwezig te zijn op meerdere netwerken en gebruik te maken van meerdere toepassingen. In het echte leven beperkt u zich toch ook niet tot één locatie om te netwerken? Zoek uit welke social media bij u passen en ga aan de slag. Op die manier vergroot u niet alleen uw netwerk, u zorgt ervoor dat de relaties met uw netwerk zich ook verdiepen.
3. Wees echt
Wie social media gebruikt praat graag met een echte persoon en niet met een anoniem bedrijf. Zorg er dus voor dat u écht bent en als persoon communiceert. Het voornaamste is dat u ook online uzelf bent. Mensen merken heel snel als iemand niet oprecht is. Echt zijn betekent immers ook eerlijk en open zijn in uw communicatie.
4. Wees actief
Het is een ding om een Facebook- of Twitter-account te hebben, maar het is iets anders om die ook actief te gebruiken. Begin alvast met duidelijke – en liefst uitgebreide – profielgegevens. Niets zo vervelend als niet weten wie er achter een bepaalde account schuilt. Zorg er daarna voor dat u op regelmatige basis communiceert en niet als ‘inactief’ wordt gezien. Dan haken mensen immers snel af.
5. Wees vrijgevig
Zorg dat u op regelmatige basis interessante dingen deelt met uw netwerk of interessante bijdrages levert. Dit kan op allerlei manieren: door personen bij elkaar te introduceren, door op een blog interessante posts te doen, door boeiende links of artikels door te spelen, door commentaar te geven, enz. U zal merken dat als u regelmatig geeft u ook veel meer terug zal krijgen van uw netwerk.
6. Wees consistent
Probeer consistent te zijn in uw online en offline communicatie. Het is de bedoeling dat wat u binnen social media doet en zegt in het verlengde ligt van wat u in de echte wereld doet en zegt. Is dat niet het geval, zal u heel snel als niet oprecht of oneerlijk aanzien worden.
7. Wees eerlijk
Heel wat bedrijven vinden het moeilijk om zichzelf op een open en transparante manier te tonen. Want wat als de buitenwereld kritiek heeft of fouten ziet? Toch zijn openheid en eerlijkheid cruciaal bij social media. Als u liegt of dingen verzwijgt komt dat op termijn toch uit. Leer dus met kritiek omgaan. Geef op een eerlijke manier toe als er iets mis is, leg uit hoe dat komt en wat u zal doen om iets te veranderen, op te lossen of te vermijden. U zal verbaasd zijn hoe positief gereageerd wordt op zo’n eerlijke communicatie.
8. Wees zinvol
Social media is niet het zoveelste kanaal om op een snelle en goedkope manier reclame te maken of klanten te werven. Als u social media gebruikt, zorg dan dat u dat op een zinvolle manier doet en ook effectief een meerwaarde biedt voor de gebruikers. U staat immers niet langer centraal in het hele verhaal, uw (potentiële) klant staat centraal. Probeer niet zo snel mogelijk een zo groot mogelijk netwerk uit te bouwen, probeer niet zoveel mogelijk dingen online te gooien,… kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit.
9. Wees creatief
Een leuke manier om op te vallen tussen al die andere social media gebruikers is door anders te zijn. Als u probeert om de aandacht van een bepaalde persoon of groep van mensen te trekken, probeer dat dan op een originele manier te doen.
10. Wees aandachtig
Social media zijn in de eerste plaats de ideale omgeving om te volgen wat er leeft op de markt. Zorg er dus in de eerste plaats dat u leert hoe u social media efficiënt kan monitoren, zodat u weet wie er allemaal over u praat en wat ze vertellen.

Bedrijven die het gebruik van social media toelaten op het werk doen er goed aan om een reglement over het gebruik van die social media op te stellen. Dat creëert een duidelijk kader van wat kan en niet kan en biedt werknemers een aantal nuttige richtlijnen.

Uiteraard bestaat er geen universeel reglement dat geschikt is voor elk bedrijf. Maar toch zijn er een aantal algemene tips die u best in het achterhoofd houdt als u zo’n reglement opstelt.
1. Breng in kaart wat al gebeurt
Heel wat van uw werknemers maken ongetwijfeld – al dan niet openlijk – gebruik van social media tijdens de werkuren. Daarom is het aangewezen dat u informatie verzamelt over het gebruik van social media in uw bedrijf. Welke toepassingen worden gebruikt? Wie gebruikt ze? Hoe en wanneer worden ze gebruikt? Welke mogelijkheden en risico’s bieden ze? Wanneer u de werknemers duidelijk maakt dat het niet gaat om een vorm van controle maar wel om een poging om de verschillende social media in kaart te brengen en te komen tot een duidelijk beleid, zal u ongetwijfeld op hun medewerking kunnen rekenen.
2. Gebruik wat u al hebt
U hoeft niet noodzakelijk extra regels op te stellen. U kan zich baseren op regels die misschien al bestaan binnen het bedrijf. Zowat elk bedrijf laat een werknemer bij de start een contract tekenen met daarbij een arbeidsreglement, richtlijnen, enz. Een aantal regels uit die documenten kunnen meestal ook perfect toegepast worden op het gebruik van social media.
3. Laat iedereen een inbreng hebben
Het is belangrijk dat u werknemers betrekt bij het opstellen van het reglement. Overleg is eigen aan social media en zorgt voor een waardevolle inbreng van werknemers die al bezig zijn met social media. Stel dus een voorlopige versie op en geef iedereen de kans om aanpassingen en verbeteringen te suggereren. Als u die opmerkingen bespreekt en zo tot een definitieve versie komt, heeft u een reglement waarin werknemers zich kunnen vinden en wordt het niet iets wat van bovenaf opgelegd wordt.
4. Kies wat bij u past
Sommige bedrijven zijn heel strikt en hebben graag dat alles uiterst precies uitgeschreven wordt, terwijl andere bedrijven liever op een heel luchtige manier een aantal richtlijnen willen meegeven. Kies voor een aanpak en een stijl die het best past bij uw bedrijf.
5. Leg geen verplichtingen op
Belangrijk is dat u er ook voor zorgt dat werknemers zich door het reglement niet verplicht gaan voelen om social media te gebruiken voor werkdoeleinden. Iedereen beslist nog altijd zelf of hij social media gebruikt, welke social media hij gebruikt en hoe hij die gebruikt. Heel wat mensen gebruiken Facebook bijvoorbeeld louter voor privé-doeleinden en willen dat ook graag zo houden. Zorg er dus voor dat u mensen niet gaat verplichten om social media ook op professionele basis te gebruiken. Houd in het achterhoofd dat u gewoon een kader creëert voor mensen die dat wél willen doen.
6. Controleer juridisch
Als u het nodig vindt kan u de opgestelde afspraken juridisch laten controleren. Dat kan belangrijk zijn, omdat in bepaalde sectoren het internetgebruik al sterk geregeld in de CAO. Bij andere bedrijven is er mogelijk ook een non-disclosure-formule opgenomen in het arbeidsreglement en dan moet u ook daar rekening mee houden. Wanneer een bedrijf zich wil indekken, kan een dergelijke reglement ook opgenomen worden in het arbeidsreglement. Het voordeel is dat u als werkgever een stevigere basis hebt om sancties te kunnen nemen wanneer het mis gaat. Het nadeel is dat het reglement mogelijk als louter repressief wordt aanzien.
7. Licht uw werknemers in
Eens u de regels hebt opgesteld, moet u ook zorgen dat de werknemers hierover geïnformeerd worden. Zorg ervoor dat de regels duidelijk zijn, communiceer ze naar iedereen en zorg ervoor dat ze publiek beschikbaar zijn. Zo weten niet alleen uw eigen werknemers, maar ook partners en klanten die evengoed die social media gebruiken welke afspraken er binnen uw bedrijf gemaakt zijn. Vergeet zeker nieuwe werknemers niet! Voor hen is het belangrijk dat ze van bij de start de spelregels kennen. Zorg er dus voor dat ze op een of andere manier op de hoogte gebracht worden van dit reglement.
8. Speel geen politieman
Het is belangrijk om de regels – zowel langs de kant van de werkgever als langs die van de werknemer – correct op te volgen. Maar overdrijven is niet nodig! Als u politieagent gaat spelen, zal dat contraproductief werken. Mensen leren momenteel nog hoe ze met social media moeten omgaan, net zoals ze tien jaar geleden leerden omgaan met e-mail. Het belangrijkste is niet zozeer het tot op de letter naleven van de regels, maar wel het feit dat u een kader schetst waarbinnen u mensen ervaring laat opdoen, terwijl u ze tegelijk attent maakt op hun rechten en plichten. Het gebruik van social media in een professionele omgeving is niet zozeer een kwestie van regels, maar wel van gezond verstand.

LinkedIn, Facebook, Twitter, blogs, wiki’s en andere social media worden – ook tijdens de werkuren – druk gebezigd. Hoe moet u daar als bedrijf mee omgaan? Moet u alles blokkeren of moet u het gebruik van social media tijdens de werkuren toelaten?

Heel wat bedrijven reageren op de doorbraak van social media door de meest populaire toepassingen volledig te blokkeren voor hun werknemers. Maar is dat wel de juiste aanpak? Zo negeert u immers een evolutie die gewoonweg niet meer tegen te houden is.

Bovendien vinden mensen altijd wel een manier om alsnog van die toepassingen gebruik te maken of kiezen ze andere toepassingen die nog niet geblokkeerd zijn. Maar erger is dat u als bedrijf door uw werknemers te blokkeren ook kansen mist: social media zijn niet alleen maar tijdverdrijf, maar kunnen – mits u ze goed gebruikt – ook een meerwaarde bieden voor uw bedrijf. Alles blokkeren is dus niet de juiste strategie.

Cruciaal is het vertrouwen dat u stelt in uw werknemers. Is de angst dat werknemers alleen nog maar met social media bezig zijn gegrond? Het merendeel van de werknemers zal best zelf wel kunnen inschatten wat kan en niet kan. En de uitzondering op die regel valt sowieso snel door de mand.

Zijn collega’s zullen niet aanvaarden dat hij zijn deel van het werk niet doet of niet op tijd klaarheeft – de sociale controle dus – en u zal ook snel merken wanneer iemands productiviteit opeens gevoelig daalt door zijn gebruik van social media. En laat ons eerlijk zijn, als u social media afsluit, moet u dan ook telefoon en e-mail afsluiten? Want ook die kunnen ‘misbruikt’ worden. En wat met sites van kranten en televisiezenders? Ook blokkeren?

Elk bedrijf moet uiteraard zelf beslissen wat het toelaat en wat niet. U kan als u dat wil heel wat criteria bedenken om te beslissen. Zo kan u proberen uit te vissen wat de meerwaarde kan zijn van de verschillende social media en op basis daarvan beslissen welke toepassingen relevant zijn voor uw bedrijf.

Een ander criteria kan de impact zijn van een bepaalde toepassingen op uw IT-omgeving. Een site als YouTube is bijvoorbeeld een gigantische slokop als het op bandbreedte aankomt en kan op die manier misschien het netwerk vertragen. Ook security en privacy kunnen criteria zijn om te beslissen om een toepassing al dan niet te blokkeren. Nog een ander criterium is het verschil tussen zakelijk en privé-gebruik: wat laat u toe en wat niet? Dat moet u zelf beslissen.

De beste raad die ik u kan geven is om samen te zitten met uw werknemers en een aantal social media-regels op te stellen. Verzamel een aantal eenvoudige richtlijnen en tips in een document dat samenvat hoe werknemers op een zakelijke en professionele manier met social media om kunnen gaan en aan welke regels ze zich moeten houden. Op die manier biedt u de werknemers een houvast, een kader waarin ze met social media kunnen bezig zijn.

Wanneer werknemers dat document mee kunnen helpen opstellen, zullen ze veel meer geneigd zijn om het ook te accepteren. Het is dan eerder een hulpmiddel dan een reglementering. Het schept duidelijkheid over wat kan en niet kan.

Belangrijk is wel dat u ervoor zorgt dat het document zich niet louter beperkt tot het gebruik van social media – afspraken rond privé- en zakelijk gebruik en wanneer social media gebruikt kunnen/mogen worden – maar ook richtlijnen geeft over de inhoud die kan of niet kan binnen de social media en de manier waarop er gecommuniceerd wordt.

Alles blokkeren of negeren is alvast géén optie meer, want social media zullen echt niet meer verdwijnen.