Wanneer u een wiki kiest, kan u zich vooraf best enkele vragen stellen.

De eerste vraag is uiteraard wat het doel is van uw wiki. De tweede vraag is of u bereid bent om te betalen voor een wiki of liever een gratis oplossing gebruikt. Daaraan gekoppeld volgen nog een heleboel andere vragen: welke inhoud komt er op de wiki, wie zal/moet de wiki gebruiken, wordt het een interne of externe wiki, wordt het een bedrijfsbrede of departementale wiki, kan de inhoud extern gehost worden of niet, kunnen er back-ups genomen worden of niet, heb ik specifieke functionaliteit nodig,…

Op basis van uw antwoorden op die vragen, kan u dan beginnen selecteren uit de tientallen oplossingen op de markt. Andere aspecten waar u best ook rekening mee houdt zijn: de manier waarop u uw informatie kan beveiligen, het gebruiksgemak, het installatiegemak, de beschikbaarheid en de ondersteuning.

Maar waar kan u beter terecht voor het maken van een keuze dan op een wiki zelf? Deze Engelstalige gids helpt u zeker op weg om een keuze te maken.

Het succes van een wiki staat of valt met het gebruik ervan. Als niemand de moeite neemt om dingen toe te voegen aan een wiki, zal de wiki al snel een stille dood sterven. Maar hoe overtuigt u uw mensen om een wiki ook effectief te gebruiken?

In de eerste plaats door ze toe te laten om zelf informatie te posten. Wie zelf actief informatie kan toevoegen, is sneller geneigd om een wiki ook te gaan promoten. Het risico op een wildgroei van informatie, irrelevante informatie of incorrecte informatie dat dat met zich meebrengt, kan u beperken, zonder daarbij noodzakelijk mensen te weigeren om te posten. Bij de meeste wiki’s kan u immers rechten toekennen, waarbij bepaalde mensen bijvoorbeeld enkel in bepaalde gedeeltes kunnen posten. Op die manier kan u een aantal mensen topics laten ‘beheren’ naargelang van hun specifieke expertises.

De basis is alleszins dat mensen zien dat een wiki leeft. Zeker in de beginperiode moet u ervoor zorgen dat er zeer regelmatig nieuwe inhoud is. Een ander ‘trucje’ om mensen naar een wiki te lokken is die wiki te koppelen aan veelgebruikte andere toepassingen. Een toepassing om vakantieaanvragen in te vullen op een wiki plaatsen is daar een mooi voorbeeld van. Maar ook veel gebruikte documenten op de wiki beschikbaar stellen, kan helpen. Op die manier ‘verplicht’ u mensen om toch regelmatig eens op de wiki te komen.

Waarom zou u een wiki gaan gebruiken? Omdat een wiki een aantal belangrijke voordelen bezit die andere oplossingen minder hebben. Om te beginnen is het een gratis of erg goedkope manier om snel informatie te delen. Daarom zijn wiki’s erg populair bij kleine bedrijven. Maar ook bij grotere bedrijven – die vaak complexe content managementsystemen hebben – vindt u regelmatig wiki’s op team- of departementsniveau. Daar is de wiki een ideale aanvulling om alledaagse dingen te communiceren en te delen met directe collega’s.

Een tweede pluspunt is het gebruiksgemak en de snelheid waarmee u informatie kan delen. Om een wiki te gebruiken of iets op een wiki te publiceren moet u geen programmeerkennis hebben. Informatie kan meestal via een soort tekstverwerker heel eenvoudig en quasi onmiddellijk aangepast worden, is makkelijk (online) bereikbaar en u moet uw hoofd niet breken over een manier om inhoud naar iedereen te verspreiden.

Daarnaast is een wiki ook een ideale plek om bepaalde veel gevraagde documenten of inhoud te verzamelen. Zo kan een wiki een opvolger zijn van de aloude FAQ-lijst, of een plek waar werknemers eenvoudig allerlei documenten (onkostennota’s, briefhoofden, enz.) kunnen ophalen.

Ook het feit dat een wiki samenwerking mogelijk maakt over grote afstanden, is een belangrijke pluspunt. KMO’s hebben immers niet altijd budgetten om bij dat soort situaties uitgebreide netwerken uit te rollen.

Maar uiteraard is een wiki niet voor elk bedrijf of voor elke situatie geschikt. Wanneer de inhoud die u in gedachten heeft vrij complexe bestandsformaten omvat, is een wiki bijvoorbeeld minder goed geschikt. Verder heeft u uiteraard ook niet altijd controle over de juistheid of de gevoeligheid van de informatie op een wiki. Zeker bij wiki’s die ook extern te raadplegen zijn, kan dat een probleem vormen.

Daarnaast heeft een wiki meestal ook geen vaste structuur. Bedrijven die hun informatie perfect gestructureerd willen, hebben daarom allicht minder boodschap aan een wiki. Die durft op het eerste zicht namelijk al eens chaotisch lijken, maar de meeste gebruikers ontdekken toch snel een zekere structuur. Maar vooraf een structuur vastleggen, werkt meestal omgekeerd en stopt mensen af om de wiki ook effectief te gebruiken.

Het bekendste voorbeeld van een wiki is natuurlijk de online-encyclopedie Wikipedia. Eigenlijk is een wiki dus niks meer dan een webpagina die fungeert als een eenvoudige database voor informatie die – wanneer de beheerder dat wil – voor iedereen beschikbaar is en door iedereen aangepast kan worden. Het woord wiki komt van het Hawaïaanse wiki wiki, dat “vlug” of “beweeglijk” betekent. Dat refereert naar het feit dat informatie snel op een wiki kan worden gezet, maar ook dat die informatie kan worden gekoppeld aan bestaande informatie door middel van hyperlinks.

Een wiki kan dienen als platform om samen te werken, als kennisdatabank, als verzamelplaats voor vaak gebruikte documenten, als projectdagboek, als vervanging van een FAQ-lijst, … Eigenlijk zijn de mogelijke toepassingen voor wiki’s quasi eindeloos, als u maar rekening houdt met de specifieke mogelijkheden en beperkingen van het platform.

Er bestaat een massa wiki-software die u toelaat om een wiki op te starten. De tientallen pakketten verschillen op allerlei manieren van elkaar – gratis versus betalend, extern versus intern, simpel versus uitgebreid – en bieden elk hun eigen gebruikerservaring en mogelijkheden. Voor een overzicht van een groot aantal van de pakketten, kijkt u best een keer bij Wiki-software op Wikipedia.